勤怠の集計と給与計算に毎月時間を取られていませんか。AIとツールで手間を減らす

月末になると、タイムカードを集めて、残業時間を計算して、給与を割り出す。この作業に毎月何時間もかけている会社は、まだ多くあります。手作業が多いほど、計算ミスや確認の手間も増えます。

勤怠の集計と給与計算は、ルールが決まっている仕事です。決まりごとが多い作業ほど、ツールやAIに任せやすい領域でもあります。

そもそも、会社には社員の労働時間を正しく把握する義務があります。厚生労働省のガイドラインでは、タイムカードやパソコンの記録など、客観的な方法で記録することが原則とされています。手書きの自己申告に頼りきった管理は、トラブルのもとになりかねません。

出典：厚生労働省「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/roudouzikan/070614-2.html

まず、記録の仕方を「集計しやすい形」に変える

給与計算が大変なのは、もとの勤怠データがバラバラだからです。紙のタイムカード、手書きのメモ、人によって書き方が違うエクセル。これを、決まった形で入力する仕組みに変えるだけで、後の計算がぐっと楽になります。勤怠管理ツールを使えば、打刻したデータがそのまま集計できる形でたまっていきます。

複雑な計算の手順は、AIに作らせる

残業の割増、深夜手当、遅刻早退の控除。給与計算には、こまかいルールがいくつもあります。エクセルでやっている場合、AIに「この勤務データから残業代を計算する数式を作って」と頼めば、計算式のたたき台を出してくれます。自分でゼロから関数を組むより速く、ミスも見つけやすくなります。

人がやるのは「確認」に絞る

ツールやAIに任せても、最後は人の目で確認します。ただし、全部を手で計算するのと、出てきた結果を確かめるのとでは、かかる時間がまったく違います。計算そのものは仕組みに任せ、人は「この数字はおかしくないか」を見る役に回る。これだけで、月末の負担は大きく減ります。

法律に沿った記録は、会社を守る

勤怠を正しく記録し、給与を正確に計算することは、ただの効率化ではありません。残業代の未払いといったトラブルから、会社を守ることにもつながります。客観的な記録が残っていれば、いざというとき会社の説明の裏づけになります。手間を減らしながら、守りも固める。勤怠と給与の見直しは、その両方ができる作業です。まずは記録の取り方から変えてみてください。