AIで何を自動化すべきか分からない会社へ｜業務の棚卸しの進め方

AIを使いたいけれど、何から手をつければいいか分からない。そんなときは、ツールを探す前に、自社の仕事を一度すべて書き出す「業務の棚卸し」から始めてください。これをやらずにAIを入れると、たいてい効果の薄いところに手間をかけて終わります。

業務の棚卸しとは、会社の中で誰が何にどれだけ時間を使っているかを、目に見える形に並べる作業です。難しく聞こえますが、やることは単純です。順番に説明します。

ステップ1：仕事をすべて書き出す

まず、部署やメンバーごとに、日々やっている仕事を書き出します。「請求書をつくる」「問い合わせに返信する」「在庫を数える」といった具合に、作業の単位で並べます。このとき、頻度が毎日なのか毎週なのか毎月なのか、そして1回あたりにかかるおおよその時間も、一緒に書いておきます。ここまでで、どの仕事が時間を食っているかが、はっきり見えてきます。多くの会社で、社長が「まさかこの作業にこんなに時間がかかっていたとは」と驚きます。

ステップ2：「ムダ」を探す

書き出した仕事を、次の目で見直します。同じ情報を二度入力していないか。誰も見ていない資料を、毎週作り続けていないか。承認を待つだけで止まっている時間はないか。こうした「なくても困らない作業」や「待っているだけの時間」が、たいていの会社に隠れています。AIを入れる前に、まずこれをやめるだけで、ぐっと楽になることも少なくありません。

ステップ3：「なくす→まとめる→自動化する」の順で考える

残った仕事には、この順番で手を入れます。まず、その仕事をなくせないか。次に、いくつかをまとめて一度にできないか。それでも残るものを、AIや仕組みで自動化する。いきなり自動化から考えると、本当はやめてよかった作業まで、わざわざ手間をかけて自動化してしまいます。順番を守ることが、遠回りを防ぎます。

棚卸しは、AI以外の効果も生む

この作業のいいところは、AIを入れる入れないに関わらず役に立つ点です。仕事が一覧になると、誰かが辞めたときの引き継ぎが楽になります。新人に何を教えればいいかも、はっきりします。これまで一人の頭の中だけにあった作業が表に出るので、社長が気づかないうちに抱えていた仕事も見つかります。棚卸しは、会社の地図を作る作業でもあるのです。

棚卸しをすると、「どこにAIを使えば一番効くか」が、社長の感覚ではなく事実で分かります。最初の一歩は、紙でもメモアプリでも構いません。今週の自分の仕事を、まず全部書き出してみてください。そこから、御社にとって本当に効く一手が見えてきます。