生成AIで見積書・提案書を10分で作る｜営業にかかる時間を減らす方法

見積もりを作るたびに時間がかかる。提案書を1件ずつ手で書き直している。この「決まった構成の繰り返し」は、生成AIが最も得意とする作業のひとつです。

営業の仕事の中で、お客さんと話す時間より、資料を作る時間のほうが長い、という声をよく聞きます。見積もり・提案書・報告書。形式はほぼ同じなのに、毎回ゼロから書いている。その時間を、大幅に減らせます。

どれだけ時間が変わるのか

顧客の情報と要望、自社のサービス内容をAIに渡して「この条件で提案書の文面を作って」と頼む。5分もかからず、骨格ができます。これまで1〜2時間かかっていた作業が、10〜20分になった会社があります。残りの時間は、内容の確認と細かい調整だけです。資料を作る時間から、お客さんと話す時間へ。営業のやり方が、変わります。

どうやって使うのか

専用のシステムは要りません。ChatGPTのような生成AIに、情報を渡す形で使えます。「お客さんの業種・課題・自社のサービス概要・金額の目安」をまとめて入力して、「見積もりの文面を作ってください」と頼むだけです。繰り返し使うなら、自社のサービス内容や文体をあらかじめ整理した「入力の型」を作っておくと、毎回の手間がさらに省けます。

使うときに気をつけること

AIが作った文面は、数字や固有名詞に誤りが入ることがあります。見積もりの金額は特に、そのまま出すと大きなトラブルになりかねません。「AIに下書きを作らせて、人が確認して仕上げる」という流れを守ってください。全部任せるのではなく、最後の判断は人がする。これが長く使い続けるコツです。

見積もり以外にも使える

同じ使い方を、お礼メールや打ち合わせの報告書にも応用できます。「今日の打ち合わせの内容と決まったことをまとめて、お礼メールを作って」と頼むだけで、5分かからずに送れる文面が出てきます。毎回1時間かかっていた業務報告も、要点を箇条書きで入れれば形になります。こうした「書く仕事全般」にAIを使い始めると、一日の流れが変わります。まずは、今いちばん時間がかかっている書き仕事から試してみてください。

営業の資料を作る時間が減れば、お客さんと向き合う時間が増えます。使ってみると、想像より簡単だと分かります。まず一件、試してみてください。