AIで業務マニュアルを作る｜「あの人しかできない」を誰でもできる形に

「あの作業は、あの人しかできない」。その状態は、その人が辞めたり休んだりした瞬間に、会社が止まるリスクを抱えています。

特定の人に仕事が偏ることを、属人化といいます。これを解消するには、仕事のやり方を文書にする（マニュアルにする）のが一番です。ですが、「マニュアルを作る時間がない」という理由で、後回しにされ続けているのが現実です。ここでAIが使えます。

なぜマニュアルが作られないのか

マニュアル作りが進まない理由はシンプルで、面倒で時間がかかるからです。頭の中にある手順を、順序立てて文章に起こすのは、手間がかかります。だから「今度やろう」のまま、何年も放置される。その間に、ベテランが辞めて、やり方ごと失われてしまうこともあります。

AIを使えば、半分の手間でできる

やり方はこうです。まず、作業をしながら手順を声に出して録音する、または簡単に箇条書きでメモを取る。それをAIに渡して、「これを分かりやすい手順書にまとめて」と頼みます。AIが、順番を整理し、抜けている説明を補い、読みやすい文章に整えてくれます。ゼロから書くより、ずっと速く形になります。あとから写真を貼れば、さらに分かりやすくなります。

マニュアルがあると、何が変わるか

新人に同じことを何度も教える必要がなくなります。教える人によって、やり方がバラバラになることも防げます。そして何より、「あの人しかできない」仕事が、「誰でもできる」仕事に変わります。これは、人手不足の会社にとって、採用と同じくらい大事な備えです。一人の退職で現場が止まる、という事態を防げます。

完璧なものを目指さなくていい

マニュアルというと、立派な冊子を作らなければと身構えてしまいがちです。ですが、最初は手順が分かれば、それで十分です。箇条書きと、何枚かの写真。それだけでも、知らない人が見て作業できれば役に立ちます。AIに整えてもらえば、見た目もそれなりに整います。まず一つ作ってみて、使いながら足りないところを直していく。そのほうが、完璧を目指して何も進まないより、ずっと前に進みます。

まずは、一番「その人しかできない」と感じる作業から、手順書にしてみてください。AIを使えば、思ったより簡単に作れます。その一つが、いざというときに会社を守る備えになります。