不採用の連絡を雑にすると、会社の評判が落ちる。落とした人も将来の顧客と考える

採用しないと決めた応募者への連絡を、雑に済ませていませんか。返信もしないまま放置する会社さえあります。でも、落とした人もあなたの会社を見ています。雑な対応は悪い口コミになり、次の採用にも、商売そのものにも響いてきます。

採用活動では、採った人のことばかり気にしがちですが、落とした人への対応も同じくらい大事です。不採用の連絡が来ない、来ても事務的すぎる。そんな扱いを受けた応募者は、いやな気持ちを抱えます。その気持ちは、口コミや評判となって広がります。

出典：厚生労働省「新規学卒就職者の離職状況（令和4年3月卒業者）」https://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000177553_00010.html

人手不足で、ただでさえ応募が集まりにくい時代です。新規大卒者の3年以内離職率は33.8%と高く、採用と定着の両方に苦労する会社が多いなか、応募してくれる人は貴重です。落とすときの対応一つで、その会社の評判は良くも悪くもなります。

落とした応募者は、地域の生活者でもある

応募してきた人は、多くの場合、近くに住む生活者です。あなたの会社の商品を買うかもしれないし、知り合いに会社の話をするかもしれません。採用の場での雑な扱いは、「あの会社はひどい対応だった」という話になって、地域に広がります。逆に、丁寧に対応すれば、落とした相手でも会社に良い印象を持ってくれます。応募者を、ただの選考対象ではなく、将来の顧客やファンになりうる人として見ることが大切です。

遅すぎず、敬意のある連絡を

不採用の連絡で大事なのは、あまり待たせないことと、応募してくれたことへの感謝を伝えることです。何週間も放置されると、応募者は不安なまま宙ぶらりんになります。結果が決まったら、なるべく早く連絡する。そして、わざわざ応募してくれたことへのお礼を一言添える。これだけで、受け取る側の印象はまったく違います。落とすからこそ、丁寧にするのです。

文面はAIで整え、心は込める

とはいえ、一人ひとりに長い文章を書くのは大変です。基本の文面をAIに作らせて、「応募への感謝と、丁寧なお断りを含む文面にして」と頼めば、敬意のこもった下書きができます。それをもとに、その人の良かった点を一言足すなど、少し手を加えれば、機械的にならずに済みます。型を一つ作っておけば、連絡の手間を抑えつつ、丁寧さは保てます。

落とし方にこそ、会社の姿勢が出る

採った人に優しくするのは当たり前です。本当の姿勢が出るのは、落とす相手への対応です。そこを丁寧にできる会社は、応募者の間で評判になり、長い目で見れば採用がしやすくなります。次に不採用の連絡を出すとき、ひと手間かけて、感謝を伝える一文を添えてみてください。その積み重ねが、会社の評判を静かに支えていきます。