海外の取引先とのメール、英語で止まっていませんか。AIに翻訳と下書きを任せる

海外の会社から英語のメールが届くたびに、返信に半日かかる。英語ができる一人に仕事が集まり、その人が休むと止まる。AIに英訳と下書きを任せれば、英語に自信がなくても、海外の取引先とのやりとりを自分で進められるようになります。

円安が続くなか、海外に売りたい、海外から仕入れたいという中小企業は増えています。ただ、そこで立ちはだかるのが言葉の壁です。英語のメール一通に何時間もかかる、英語ができる社員一人に仕事が集中する。そんな状態では、せっかくの取引のチャンスを逃しかねません。

出典：帝国データバンク「人手不足倒産の動向調査（2025年）」https://www.tdb.co.jp/report/economic/20260108-laborshortage-br2025/

人手不足倒産は2025年に427件と、初めて年間400件を超えました。そのうち約77%が従業員10人未満の小さな会社です。少人数で回している会社ほど、特定の業務が一人に偏ると弱い。英語のメール対応も、その一つになりがちです。

届いたメールの意味を、まず正しくつかむ

英語のメールで困るのは、相手が何を言っているのかを取り違えることです。納期の話なのか、価格の交渉なのか。あいまいなまま返信すると、後でトラブルになります。届いたメールをそのままAIに貼り付けて「日本語に訳して、要点を3つにまとめて」と頼めば、何を求められているかがはっきりします。専門用語が混じっていても、文脈に合わせて訳してくれるので、辞書を引きながら一文ずつ読むより、ずっと速く全体をつかめます。

返信の下書きを、丁寧な英語で作らせる

次は返信です。伝えたい内容を日本語で書いて「これを、取引先に送る丁寧な英語のメールにして」と頼めば、整った文面が返ってきます。失礼にならない言い回しや、ビジネスでよく使う表現も入れてくれます。自分でゼロから英文を組み立てるより、できあがった下書きを直すほうが、はるかに楽です。英語に自信がない人でも、これなら自分の手で返信を出せます。

固有名詞と数字は、人が必ず見直す

気をつけたいのは、会社名や商品名、金額、納期といった大事な部分です。AIは文章を整えるのは得意ですが、固有名詞を少し違う表記にしたり、数字を取り違えたりすることがあります。送る前に、相手の名前は合っているか、価格や数量は正しいか、人の目で必ず確かめてください。意味が変わると困る部分だけを重点的に見れば、確認の手間もそれほどかかりません。

英語ができる一人に頼り切らない

海外対応が一人に集中していると、その人が辞めたり休んだりした途端、取引が止まります。AIを使えば、英語に詳しくない人でも下書きまでは自分でできます。詳しい人は最終チェックに回ればよく、負担が分散されます。海外との取引を増やしたいけれど言葉が不安、という会社こそ、まずは届いたメール一通をAIに訳させるところから始めてみてください。言葉の壁は、思っているより低くなっています。