毎月のExcel集計に半日。複雑な関数とにらめっこする作業をAIに任せる

毎月の売上集計に半日かかる。複雑な関数を組もうとして、エラーとにらめっこ。Excelの作業は、慣れた人でも時間を取られますし、その人が休むと誰も触れなくなります。やりたい集計の中身をAIに伝えれば、数式や手順を作ってくれます。関数を覚えていなくても、必要な集計にたどり着けるようになります。

Excelの集計作業は、慣れた人でも時間を取られ、特定の人しか触れなくなりがちです。生成AIを使う企業では、文章の作成や情報の整理が主な用途として挙がっています。表計算の手助けも、その延長で使えます。

出典：帝国データバンク「生成AIの活用状況調査」（2024年）https://www.tdb.co.jp/report/economic/2rwpbngj_lop/

関数を覚えるより、やりたいことを伝える

Excelで集計しようとすると、まず関数の名前と使い方を思い出すところでつまずきます。VLOOKUP、SUMIF、ピボットテーブル。聞いたことはあっても、いざ使おうとすると手が止まる。AIを使えば、関数名を覚えていなくても大丈夫です。「この表から、店舗ごとの月間売上を出したい」と日本語で伝えれば、必要な数式や手順を教えてくれます。覚える対象が、関数からやりたいことの伝え方に変わります。

エラーの原因も聞けば教えてくれる

数式を入れたのにエラーが出る。どこが悪いのか分からず、何時間もはまる。よくある場面です。エラーの内容や、入れた数式をAIに見せれば、何が原因か、どう直せばいいかを教えてくれます。一人で悩み続ける時間が、ぐっと短くなります。帝国データバンクの調査でも、生成AIの用途として文章の作成や情報の整理が上位に挙がっています。表計算の手助けも、その身近な使い道の一つです。

結果が正しいかは人が確かめる

気をつけたいのは、AIが作った数式の結果を、そのまま信じきらないことです。集計の対象がずれていないか、合計の数字がおかしくないか。簡単なものでいいので、人が確かめる手順を残しておきます。たとえば、一部だけ手で計算して答えが合うかを見る。AIは手順を組むのは得意ですが、その表が何を意味するかまでは分かりません。中身が正しいかどうかの最終確認は、人の仕事として残しておくのが安全です。

属人化した作業から解き放つ

毎月の集計が特定の人しかできない、という状態は危ういものです。その人が休めば作業は止まり、辞めれば誰も引き継げません。AIに手順を作らせて、それを残しておけば、別の人でも同じ集計ができるようになります。作業が一人に縛られなくなることは、職場にとって大きな安心です。空いた時間は、数字を並べることではなく、その数字を見て次の手を考えることに使えます。まずは、毎月決まってやっている集計を一つ選んで、その中身をAIに伝えてみてください。半日かかっていた作業が、思ったより早く片づくはずです。