シフト作成に毎月何時間使ってますか。AIで自動化して不公平感もなくす

毎月末、シフト表とにらめっこして何時間もつぶれる。希望を聞いて、人数を合わせて、誰かの不満が出ればまた手直し。飲食、小売、介護のような現場では、シフト作成は地味だけれど重い仕事です。この時間を減らし、しかも公平に組めるなら、現場の負担はぐっと軽くなります。そこにAIが使えます。

シフトを手で組むと、どうしても作る人のさじ加減が入ります。いつも同じ人が土日に入る、特定の人だけ希望が通りにくい。本人にそのつもりがなくても、組まれた側はそう感じます。こうした不公平感は、地味に人を辞めさせます。厚生労働省の調査でも、労働時間や休日といった労働条件は、仕事を辞める理由の上位に入っています。

厚生労働省「令和6年雇用動向調査結果の概況」https://www.mhlw.go.jp/toukei/itiran/roudou/koyou/doukou/25-2/dl/gaikyou.pdf

AIにシフトのたたき台を作らせる

専用のシフト管理ソフトを入れる方法もありますが、まずは身近な生成AIや表計算ソフトでも始められます。必要な人数、各人の勤務可能な曜日と時間、有資格者を必ず1人入れるといった条件を文章でAIに伝えると、それを満たすシフトのたたき台を作ってくれます。土日の出勤回数を全員でならす、連勤が続かないようにする、といった公平のルールも条件に加えられます。

大事なのは、AIに丸投げしないことです。出てきた案は、あくまで下書き。最終的には人の目で確認し、現場の事情を踏まえて整えます。それでも、白紙から組むのと、できあがった案を直すのとでは、かかる時間がまったく違います。月に数時間が、数十分になることも珍しくありません。

浮いた時間を、人にしかできない仕事へ

条件をきちんと言葉にする作業は、最初は手間に感じます。でも一度ルールを決めてしまえば、翌月からは使い回せます。AIに任せていい仕事と任せてはいけない仕事を見極めながら、こうした繰り返しの事務作業からAIに渡していくのが現実的です。少ない人数で回す多能工化とあわせれば、シフトの自由度はさらに上がります。

シフト作成で消えていた時間は、本来もっと価値のあることに使えたはずです。現場の指導、お客様への対応、新しい打ち手を考える時間。作る手間を減らし、不公平感もなくす。AIでのシフト自動化は、現場が一番ありがたみを感じやすいAIの使い方です。まずは来月分のたたき台作りから試してみてください。