残業が多い職場は、人が辞めていく。AIも使って労働時間を減らす方法

人が足りないから残業で回す。残業が多いから働く人がしんどくなって辞める。辞めるからもっと人が足りなくなる。この悪循環にはまっている中小企業は多いです。長時間労働は、社員が辞める理由の上位に必ず入ります。給料が多少良くても、毎日遅くまで働く職場には人は定着しません。

厚生労働省「労働経済の分析（労働時間と離職に関する分析）」https://www.mhlw.go.jp/

中小企業庁「中小企業白書」https://www.chusho.meti.go.jp/

残業を減らすと聞くと、「仕事量は同じなのに、どうやって」と思うかもしれません。でも、残業の中身を見ていくと、減らせる時間は意外とあります。

何に時間がかかっているかを把握する

まず、何にどれだけ時間がかかっているかを把握します。これをやらずに「残業を減らせ」と号令だけかけても、現場は困るだけです。一週間でいいので、誰がどの作業にどれくらい時間を使っているかを書き出してもらう。書き出した記録をAIに渡して「時間がかかっている作業を多い順に並べて」と頼めば、どこに時間が吸われているかが見えてきます。

時間を食っている作業が見えたら、それを減らせないか考えます。多いのは、書類作成、データ入力、報告書、メール対応といった事務作業です。こうした作業は、AIで大きく減らせる部分があります。請求書や報告書の作成、メールの下書き、議事録づくり。これまで人が手でやっていた作業をAIに任せれば、その分の残業が消えます。

事務作業以外にも、減らせる残業はあります。たとえば、同じ質問に何度も答える時間。よくある質問とその答えをAIにまとめさせて、社内で共有しておけば、いちいち聞かれて手を止める時間が減ります。会議が長すぎる場合は、議事録をAIに任せて会議時間そのものを短くする手もあります。

経営者の本気の姿勢が現場を動かす

進め方で大事なのは、社長や管理者が本気で取り組む姿勢を見せることです。「残業を減らそう」と言いながら、減らした人が評価されない、早く帰ると気まずい雰囲気がある、では何も変わりません。減らした時間で成果を出した人をきちんと認める。この姿勢があって初めて、現場は動きます。

残業を減らすことは、コスト削減だけの話ではありません。働く人が「この会社なら続けられる」と思えるかどうかの問題です。長時間労働を放置したまま採用にお金をかけても、入った人がまた辞めていくだけです。まず労働時間を見直すことが、定着の土台になります。