月末になると、たまった領収書を一枚ずつ入力する。金額を打ち間違えて、後で帳尻を合わせる。この地味な作業に、毎月まとまった時間を取られていませんか。AIを使って入力を減らす方法を考えます。
経費精算は、どの会社にもある作業です。領収書の日付、金額、店名を一つずつ確認して入力していく。数が多ければ、それだけで半日仕事になります。しかも、目で見て手で打つ以上、打ち間違いは避けられません。後から数字が合わずに原因を探す手間も加わります。経費の精算が遅れれば、立て替えた社員への支払いも遅れ、不満のもとになります。担当者が一人に偏っていれば、その人が休んだだけで業務が止まる。小さな会社ほど、こうしたリスクを抱えています。地味で目立たない作業だからこそ、改善の手が回りにくいのも実情です。
いまは、領収書をスマートフォンで撮影したり、スキャンしたりするだけで、日付や金額、店名をAIが自動で読み取るサービスがあります。読み取った内容はそのままデータになるので、手で入力する手間が大きく減ります。多くのクラウド型の経費精算ツールに、この読み取り機能が組み込まれています。社員が外出先で受け取った領収書を、その場で撮影して送れる仕組みにすれば、紙をためずに済みます。完全に自動とまではいかなくても、人がやることは確認と修正だけになり、作業時間はかなり短くなります。担当者一人に頼っていた状態からも抜け出しやすくなります。
電子データでやり取りした請求書や領収書は、電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があります。紙で管理し続けるより、最初からデータで扱えるツールを使うほうが、この対応もしやすくなります。法律の細かい要件は変わることがあるため、国税庁の案内で最新の内容を確認してください。手入力を減らす効果と、保存ルールへの対応を、同時に進められるのが利点です。
経費精算のツールは数多くあり、料金や使い勝手もさまざまです。いきなり全社で導入せず、まずは無料のお試し期間などで、自社の領収書をうまく読み取れるか試してみるのがおすすめです。手書きの領収書や、印字のかすれたレシートだと、読み取りの精度が落ちることもあります。自社でよく扱う種類の領収書で確かめておくと安心です。今ある会計ソフトと連携できるかも確認しておくとよいでしょう。毎月決まって発生する作業だからこそ、少しの効率化が一年で大きな差になります。浮いた時間を、本来やるべき仕事に回せます。まずは手元の領収書を一枚、読み取らせてみることから始めてみてください。
出典：国税庁「電子帳簿保存法の概要」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/index.htm
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