手書きの書類やFAXが、机にたまっていませんか。AIで読み取ってデータにする

届いたFAXを見ながら、同じ内容をパソコンに打ち直す。手書きの伝票を一枚ずつ入力する。この打ち直しの作業、地味ですが毎日となると相当な時間です。AIに紙を読ませて、入力の手間そのものを減らせないか考えてみます。

打ち直しは、ミスも時間も生んでいる

紙で届いた注文や伝票を、人がもう一度パソコンに打ち込む。この作業は、ただ時間がかかるだけではありません。数字の打ち間違いや、行のズレといったミスも起きます。間違いに後から気づいて直す手間まで含めると、見た目の何倍も負担になっています。とくに少人数の職場では、この入力作業が特定の人に集中しがちで、その人が休むと業務全体が止まってしまうこともあります。

AIの文字読み取り（OCR）で、紙をそのままデータに

OCRは、紙に書かれた文字を読み取ってデータに変える仕組みです。以前は印刷された文字しか読めませんでしたが、いまのAIは手書きの文字もかなりの精度で読み取れるようになりました。FAXの注文書をスキャンすれば、商品名や数量を表計算ソフトに自動で書き出せます。手書きのアンケートや申込書も、撮影するだけで内容を文字データにできます。読み取った結果をそのまま会計ソフトや在庫管理に流し込めば、入力という工程そのものをなくせます。読み取りの精度はここ数年で大きく上がり、くせのある字でなければ実用に耐えるところまで来ています。

小さく試してから、広げる

いきなり全部の書類をAIに任せようとすると、うまくいかなかったときの混乱が大きくなります。まずは、毎日決まった形式で届くFAXや、枚数の多い伝票など、効果が出やすい一種類から試してみてください。読み取りの精度を確認し、間違いやすいところが分かってきたら、対象を少しずつ広げていきます。読み取った後に人が目で確認する手順を残しておけば、ミスを見逃すことも防げます。

人手不足のいまだからこそ、入力作業を見直す

有効求人倍率は2026年4月時点で1.18倍と、人の確保が難しい状況が続いています。限られた人数で同じ仕事を回すには、なくせる作業を見つけてなくすしかありません。打ち直しのような、付加価値を生まない作業こそAIに任せる候補です。まずは一週間、どんな紙がどれくらい届いて、その入力に何分かかっているかを書き出してみてください。意外な時間がそこに埋もれているはずです。採用で人を増やすのが難しいなら、いまいる人の手を空けるしかありません。打ち直しをなくすのは、その分かりやすい一歩です。

出典：厚生労働省「一般職業紹介状況（令和8年4月分）について」https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_73416.html