生成AIを社内で使わせる前に、ルールを決めていますか。安全に活用するためのガイドラインの作り方

社員が生成AIを使い始めた。便利だけれど、顧客の名前や社外秘の情報を勝手に入力していないか、不安になることはありませんか。ルールがないまま使わせると、情報漏洩や品質のばらつきにつながります。安心して使うための社内ルールの作り方を考えます。

ルールがないと、知らないうちに情報が漏れる

生成AIは、入力した内容がサービス側に保存されたり、学習に使われたりする場合があります。社員が気軽に顧客の個人情報や見積もりの金額をそのまま打ち込むと、それが社外に出てしまう恐れがあります。個人情報保護委員会も、個人情報を含むプロンプトを入力するときは、利用目的の範囲内か、提供事業者が学習に使わないかを確認するよう求めています。便利だからと使わせるだけでは、リスクに気づかないまま事故が起きかねません。まず線引きを決めることが先です。とくに無料で使えるサービスは、入力した内容が学習に回りやすい傾向があり、注意が要ります。

入れていい情報、ダメな情報をはっきりさせる

ルールの中心は、何を入力していいかの線引きです。顧客の氏名や連絡先、取引先との契約内容、社員の評価や給与といった情報は、入力を禁止します。一方、一般的な文章の言い回しや、固有名詞を伏せた相談なら問題ありません。判断に迷ったときの相談先も決めておくと、社員が勝手に判断せずにすみます。紙一枚でいいので、禁止する情報と使ってよい場面を書き出し、全員が見られる場所に貼っておくとよいでしょう。

誰が、何のために使うかを共有する

ルールは禁止だけではありません。どんな業務に使ってよいかを示すと、社員は安心して活用できます。文章の下書き、要約、アイデア出しなど、使ってよい用途を例として挙げておきます。あわせて、AIの答えをそのまま信じず、人が必ず確認することも決めておきましょう。AIは間違った内容をもっともらしく出すことがあるためです。使ってよい範囲と確認の手順をセットで伝えると、現場が迷いません。たとえば、お客様への返信文を作らせたら、送る前に事実と内容が正しいかを担当者が必ず読む。この一手間が、信頼を守ります。

小さく始めて、使いながら見直す

最初から完璧なルールを作る必要はありません。簡単な決まりごとから始めて、運用しながら困った点を足していくほうが、現場に合ったものになります。月に一度、ヒヤリとした場面や便利だった使い方を持ち寄って、内容を更新する。この繰り返しで、自社に合った形へ育っていきます。AIの使い方は今も変わり続けています。一度決めて終わりにせず、定期的に見直す前提でつくっておくと、長く使えるルールになります。

出典：個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/