議事録は作ったのに、結局「何が決まったか」が伝わっていませんか。AIで決定事項と宿題を抜き出す

時間をかけて議事録を作っても、長くて誰も読まない。結局「あれ、何が決まったんだっけ」と後でもめる。会議を成果につなげるために、AIで「決まったこと」と「やるべきこと」を抜き出す方法を考えます。

議事録は、作ることが目的ではない

議事録の本当の目的は、会議で決まったことを次の行動につなげることです。ところが、発言を全部書き起こした長い議事録は、読むのに時間がかかり、肝心の「結論」が埋もれてしまいます。誰が何をいつまでにやるのかが曖昧なままだと、会議をしても物事が前に進みません。「会議のための会議」になっていないか、一度見直す価値があります。

AIに、要点と宿題を仕分けさせる

会議の録音や文字起こしをAIに読ませると、長いやり取りの中から「決定事項」「保留になったこと」「誰が何をするか（宿題）」を仕分けして整理できます。全文を残すのではなく、行動につながる要点だけを取り出す。「次回までに、Aさんが見積もりを用意」「価格については来月再検討」といった形で、やるべきことと担当がはっきりします。これを会議のあとすぐに参加者へ共有すれば、認識のずれを防げます。文字起こしから要約までを通しでできるツールも増えており、議事録づくりにかけていた時間を大きく減らせます。

「宿題リスト」として次の会議につなげる

AIが抜き出した宿題を、次の会議の冒頭で確認するようにすると、やりっぱなしを防げます。「前回の宿題はどうなったか」から始めれば、決めたことが実行されているかを毎回チェックできます。会議が「話して終わり」ではなく「決めて、やって、確かめる」サイクルに変わります。小さな会社ほど、この積み重ねが仕事の進み方を変えます。担当と期限がはっきりした宿題リストが残っていれば、参加できなかった人にも何が決まったかが正確に伝わり、伝言ゲームのような認識のずれも起きにくくなります。

録音や共有のルールは、先に決めておく

会議を録音してAIに読ませる場合は、参加者に一言伝えておくのが筋です。取引先が入る会議なら、なおさら配慮が必要です。また、外に出せない内容を含む場合は、どのツールを使うか、データをどう扱うかを社内で決めておきましょう。AIの業務利用では、情報の取り扱いに方針を持つことが望ましいとされています。準備を整えたうえで使えば、会議が成果につながる強い道具になります。まずは次の会議で、決定事項と宿題だけを箇条書きにするところから始めてみてください。

出典：総務省「令和5年版 情報通信白書」https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/r05.html