仕事はあるのに、人手が足りない。

社員8人の町工場です。経理を社長の奥様が片手間でされていて、毎月25日から月末にかけて、請求書作成と入金確認に20時間以上かかっていました。

受注データから請求書を自動で作成し、入金の照合まで自動化する仕組みに変えました。

手こずったのは、取引先名の表記ゆれです。同じ会社なのに帳簿上で別名になっていて、入金と請求が突き合わせられませんでした。既存の取引先リストを一度洗い直し、表記を統一するところから始めています。ここに2週間ほどかかりました。

作業は月20時間から3時間になりました。

社長の言葉「妻が月末に夜遅くまで作業することがなくなりました」

賃貸の問い合わせメールが1日30〜40件。代表と社員2名の3人で、1日4時間ほどを返信に取られていました。

直近2か月分の受信メールを見せていただき、内容を分類しました。結果、全体の8割が「内見の予約」「家賃と初期費用の確認」「ペット可否などの条件確認」の3パターンに集約できることが分かりました。この8割をAIが一次返信し、残りは人が見る形にしています。

導入してすぐの時期は、AIの返信案を全件、人が確認してから送る運用にしました。物件ごとの細かい条件が絡む問い合わせでは、今も人が見ています。

返信にかかる時間は1日30分になりました。空いた時間で新規物件の仕入れに動けるようになり、3か月で取扱物件が1.4倍になっています。

代表の言葉「返信が減ったこと以上に、物件を見に行く時間ができたのが大きいです」

求人を出しても、2年間ほとんど応募がない状態でした。最初のご相談は「求人票を直してほしい」というものでしたが、いきなり文章には手をつけていません。

初回の無料面談と、契約後の面談3回。計4回に分けて、これから会社をどうしたいかを伺いました。回を重ねるうちに社長の話が変わっていき、4回目でようやく、どんな人に何をしてほしいのかがはっきりしました。

求人票を書き直したのは、そのあとです。

出し直して2か月で6人の応募がありました。1名は面接後に辞退、1名は不採用、1名は選考の途中で連絡が取れなくなり、1名は勤務条件が合わずお互いに見送っています。最終的に2名を採用し、現在も在籍中です。

社長の言葉「求人の文章を直しに来てもらったつもりが、会社の話をずっとしていました」

スタッフ25名の会社で、毎月3人ほどが辞める状態が2年続いていました。

過去の退職者について、入社時期と退職時期を一覧にしました。分かったのは、辞めているのが若手に偏っていることと、勤続半年から1年で辞めるケースが多いことです。入ってすぐではなく、少し慣れた頃に辞めていました。

やったのは3つです。新人教育の手順を文書にすること。続けた人に報いる昇給の節目をつくること。現場リーダーと月1回の面談を設けること。

面談は、最初はうまくいきませんでした。リーダー側が何を聞けばいいか分からず、当たり障りのない話で終わっていたためです。聞く項目を5つに絞ったシートを作ってから、徐々に話が引き出せるようになりました。

3か月目で離職が止まり、その後の半年は退職者ゼロです。

代表の言葉「辞める理由を、辞めてから聞いていたのだと気づきました」